RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI BENGKEL MOBIL BERBASIS

           RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI BENGKEL MOBIL BERBASIS 

Abstract: PT. Surya Kencana is a company engaged in automobile repair service that is located in the area Dharmahusada. PT. Surya Kencana has been operating since 1978. In the process of serving the customers who came to fix their car or take, PT Surya Kencana experienced varios constraints in conducting a transaction. Among them are customer data collection and payment of a transaction that was carried out using these records in a book that may cause the transaction process os hampered. PT. Surya Kencana want any information required by the customer which can be accessed anywhere and anytime fast and accurately. It will therefore be an auto repair information system based on web at PT. Surya Kencana. With the existence of this system is expected to PT. Surya Kancana can solve these problems and to improve service to customers. From the results of implementation, showed that the use of information system applications web-based car garage has been successfully and in accordance with the needs of the business processes demanded by PT. Surya Kencana and needs of customers who want to get information quickly and accurately.

Keywords : Automobile repair, Information Systems

PT.Surya Kencana yaitu perusahaan yang bergerak dibidang jasa yaitu perbaikan kendaraan beroda empat yang terletak di kawasan Dharmahusada. PT Surya Kencana telah beroperasi semenjak tahun 1978. Saat ini PT. Surya Kencana memiliki kurang lebih 20 karyawan tetap dan kurang lebih 40 karyawan tidak tetap. PT. Surya Kencana setiap harinya mempunyai cukup banyak pelanggan yang datang untuk memperbaiki mobilnya. Rata-rata kendaraan beroda empat yang diperbaiki dibengkel tersebut kurang lebih 5-10 kendaraan beroda empat perharinya. Mobil yang telah diperbaiki oleh bengkel tersebut berasal dari aneka macam jenis kendaraan beroda empat atau tipe kendaraan beroda empat yang berbeda-beda. Perbaikan yang dilakukan oleh PT Surya Kencana yaitu perbaikan body dan sassis, mesin, sistem elektrik, onderstel, pengecatan dan pengelasan mobil.

Dalam proses melayani pelanggan yang datang untuk memperbaiki atau mengambil kendaraan beroda empat mereka PT. Surya Kencana mengalami aneka macam kendala dalam melaksanakan sebuah transaksi. Transaksi tersebut terkadang tidak berjalan sesuai rencana yang mengakibatkan aneka macam keluhan pelanggan. Diantaranya yaitu pencatatan data pelanggan dan pembayaran sebuah transaksi yang masih dilakukan dengan menggunakan pencatatan-pencatatan didalam sebuah buku yang dapat mengakibatkan proses transaksi tersebut terhambat.

Didalam menunjukkan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan, PT. Surya Kencana masih sangatlah kurang. Pemberian informasi tersebut hanya dapat diberikan kalau terdapat pelanggan yang menanyakan melalui telepon ataupun secara langsung. Selain itu, perlindungan informasi tersebut tidak dapat diberikan ketika itu juga alasannya harus mencari satu persatu yang dapat mengakibatkan keluhan pelanggan. Oleh alasannya itu, PT. Surya Kencana menginginkan suatu informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan yang dapat di jalan masuk dimana saja dan kapan saja secara cepat dan tepat. Informasi-informasi yang dibutuhkan pelanggan tersebut menyerupai jadwal perawatan mobil, jadwal pengambilan, dan rincian pembayaran.

Dari permasalahan yang telah dijabarkan sebelumnya, PT. Surya Kencana membutuhkan suatu sistem informasi sebagai alat bantu untuk menunjukkan solusi yang sempurna untuk memecahkan problem tersebut. Oleh alasannya itu akan dibuat suatu sistem informasi bengkel kendaraan beroda empat berbasis web pada PT. Surya Kencana. Dengan adanya sistem ini diharapkan PT. Surya Kencana dapat menyelesaikan problem tersebut dan dapat meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan.

LANDASAN TEORI

1. Bengkel

Pada kondisi tertentu, kendaraan bermotor memerlukan perawatan atau perbaikan. Perawatan dan perbaikan kendaraan harus dilakukan supaya umur pakai kendaraan lebih panjang atau paling tidak sama dengan umur pakai yang telah diprediksikan dan dirancang oleh pabrik pembuat. Meskipun demikian, perawatan dan perbaikan kendaraan bukan merupakan pekerjaan yang mudah. Hal tersebut memerlukan pengetahuan khusus.

Untuk memperoleh pengetahuan tersebut, tentu saja dibutuhkan kemauan dan waktu. Namun sebagian besar pemilik kendaraan bermotor biasanya merasa dirinya tidak memiliki kedua hal tersebut. Berdasarkan hal tersebut,terbuka peluang bagi pihak lain yang memiliki kahlian dan peralatan kerja di bidang kendaraan bermotor (otomotif) untuk membuka usaha perbengkelan. Terjadilah transaksi antara orang yang membutuhkan perawatan atau perbaikan di bidang otomotif dan mereka yang memiliki keahlian serta peralatan di bidang tersebut. Hal ini dilakukan di bengkel otomotif.

Bengkel kendaraan beroda empat diklasifikasikan berdasarkan dua kriteria, yaitu akomodasi playanan dan skala usaha yang dijalankan (Meliputi jumlah tenaga kerja, modal, dan kapasits kerja).

Berdasarkan akomodasi pelayanan, bengkel kendaraan beroda empat dapat dibedakan menjadi empat, yaitu:

1. Bengkel Dealer

Bengkel dealer merupakan bab dari dealer otomotif yang menunjukkan pelayanan purnajual kepada konsumen. Bengkel jenis ini biasanya hanya melayani kendaraan dengan merek tertentu yang dijual di dealer tersebut. Pelayanan yang ditawarkan oleh bengkel dealer meliputi perawatan rutin hingga perbaikan yang memerlukan penggantian suku cadang. Bengkel jenis ini biasanya terdiri dari beberapa bab khusus yang menunjukkan pelayanan perawatan atau perbaikan tertentu pada komponen kendaraan beroda empat (mesin, balancing, body repair, dan sebagainya). Oleh alasannya itu, teknisi yang bekerja di bengkel ini juga memiliki spesialisasi tertentu dan dilengkapi peralatan yang mendukung pekerjaan.

2. Bengkel Pelayanan Umum

Bengkel pelayanan umum merupakan bengkel independen yang bisa melaksanakan perawatan dan perbaikan beberapa komponen mobil. Bengkel Semacam in dapat dipandang sebagai beberapa bengkel khusus yang menggabungkan diri menjadi sebuah bengkel yang lebih besar. Berbeda dengan bengkel dealer, bengkel ini bukan merupakan bab dari dealer otomotif. Oleh alasannya itu, pelayanan yang diberikan bengkel ini tidak ditujukan untuk pelayanan purnajual sebuah produk otomotif. Selain itu, bengkel pelayanan umum biasanya menunjukkan pelayanan perawatan dan perbaikan untuk aneka macam merek kendaraan.

3. Bengkel Pelayanan Khusus

Bengkel pelayanan khusus yaitu bengkel otomotif yang memiliki spesialisasi dalam hal perawatan dan perbaikan salah satu elemen mobil. Sebagai contoh bengkel reparasi bodi, radiator, AC, spooring dan balancing, dan sebagainya. Spesialisasi yang dilakukan oleh bengkel tersebut menuntut peralatan khusus sesuai dengan jenis operasi yang akan dilakukan. Bagian terpenting dari bengkel pelayanan khusus yaitu spesialisasi keahlian tenaga kerja sesuai dengan kualifikasi pekerjaan yang akan dilakukan.

4. Bengkel Unit Keliling

Bengkel unit keliling menunjukkan pelayana berupa perbaikan yang dilakukan di lokasi kendaraan beroda empat konsumen. Bengkel jenis ini terdiri dari beberapa buah kendaraan beroda empat van dan derek yang secara periodik berpatroli di kawasan tertentu, atau kadang-kadan mendapatkan panggilan untuk memberi pelayanan kepada konsumen.

Berdasarkan skala usaha yang dijalankannya, bengkel kendaraan beroda empat dapat diklasifikasikan menjadi dua, yaitu:

1. Bengkel Kecil

Bengkel kecil yaitu bengkel yang meliputi bengkel skala garasi rumah dengan satu hingga lima orang pekerja, hingga bengkel permanen dengan tenaga kerja hingga 19 orang (definisi Biro Pusat Statistik ihwal Usaha Kecil).

2. Bengkel Besar

Biro Pusat Statistik mengklasifikasikan usaha besar sebagai usaha yang mempekerjakan lebih dari 20 orang. Berdasarkan hal tersebut, sebuah bengkel dapat diklasifikasikan sebagai bengkel besar apabila memiliki pegawai lebih dari 20 orang. Bengkel besar dapat diklasifikasikan berdasarkan aset yang dimilikinya. Biasanya, orang-orang juga mengklasifikasikan bengkel besar apabila dilengkapi peralatan canggih sebagai peralatan kerjanya.

2. Sistem

Menurut Herlambang (2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.

3. Sistem Informasi

Menurut Hartono (1990;1), terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan suatu sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bahu-membahu untuk melaksanakan suatu acara atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan.

Komponen sistem merupakan bagian-bagian dari sistem yang saling bekerjasama dan menjadi satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau sub-sub sistem ini memiliki karakteristik tersendiri dan menjalankan suatu fungsi tersendiri. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system (Hartono:1990;4). Misalnya sekolah dapat disebut sebagai sistem dan pendidikan yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut sebagai supra system.

Batas sistem merupakan kawasan yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

Lingkungan luar dari suatu sistem yaitu apapun diluar batas dari sistem yang mensugesti operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem (Hartono:1990;4).

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

Masukkan yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa sinyal atau berupa masukan perawatan. Masukan sinyal yaitu energi yang dimasukkan yang nantinya akan diolah dan menghasilkan sesuatu. Sedangkan masukan perawatan yaitu energi yang digunakan untuk melaksanakan suatu proses atau dengan kata lain energi yang menjamin suatu proses dapat berjalan. Keluaran sistem dapat dibedakan menjadi dua yaitu keluaran yang memiliki kegunaan dan sisa pembuangan. Keluaran dapat dijadikan sebagai masukan dari subsistem yang lainnya.

Pengolah sistem yaitu bab dari setiap sistem dan subsistem yang akan mengolah masukan sehingga menjadi keluaran, baik yang memiliki kegunaan maupun menjadi sisa. 

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang ingin dicapai. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran sistem sangat menentukan masukan apa yang diharapkan serta keluaran apa yang harus dihasilkan. Suatu sistem dikatakan berhasil kalau mengenai sasaran yang ingin dicapai.

Karakteristik sistem dapat digambarkan menyerupai Gambar 1 :

Gambar  Karakteristik Sistem

(Hartono, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur)

PERANCANGAN SISTEM

Setelah dilakukan analisa terhadap sistem, langkah berikutnya perancangan sistem. Dimana dalam perancangan sistem ini dapat menunjukkan ihwal gambaran sistem yang dibuat.

Blok Diagram

Gambar  Blok Diagram Website Sistem Informasi Bengkel.

Desain umum sistem menggambarkan bentuk rancang bangkit website Sistem Informasi Bengkel. User(Bukan Member) dapat melihat informasi di dalam website Sistem Informasi Bengkel, kecuali informasi pelanggan. Karena informasi pelanggan hanya dapat diakses oleh pelanggan yang sudah terdaftar pada website Sistem Informasi Bengkel. Pelanggan yang telah terdaftar dapat melihat informasi mobil, mengubah password, melihat histori kendaraan beroda empat yang telah dilakukan servis, melihat data kendaraan beroda empat servis, dan melihat rincian pembayaran. Penerima Tamu bertindak sebagai maintenance berita, data pelanggan, data mobil,data kerusakan, pembuatan contoh kerja dan transaksi servis. Bagian Gudang dapat melaksanakan maintenance barang, supplier, membuat bukti pengeluaran barang, membuat daftar pemesanan barang, pencatatan pembelian barang. Bagian kasir dapat membuat faktur pembayaran servis. Sedangkan Pemilik, dapat melaksanakan daftar admin, mengubah status gosip yang akan ditampilkan di website Sistem Informasi Bengkel, melihat laporan pembelian, laporan pendapatan, laporan stok barang, laporan histori barang, dan pertimbangan supplier menyerupai pada gambar 2.

Context Diagram

Context Diagram yaitu tinkatan tertinggi dalam diagram fatwa data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Context diagram sistem informasi bengkel kendaraan beroda empat berbasis web pada PT. Surya Kencana yang terdapat pada gambar 3 terdiri dari empat external entity, yaitu montir, supplier, pemilik dan pelanggan.

Gambar Context Diagram Sistem Informasi Bengkel Mobil Berbasis Web Pada PT. Surya Kencana.

Data Flow Diagram Level 0

Pada gambar 4 terlihat bahwa DFD level 0 menjelaskan proses yang terdapat dalam sistem informasi bengkel kendaraan beroda empat berbasis web pada PT.Surya Kencana. Proses tersebut terdiri dari tiga proses yaitu, proses mengelola data master, proses melaksanakan transaksi, dan proses membuat laporan. 

Gambar  DFD Level 0 Sistem Informasi Bengkel Mobil Berbasis Web Pada PT. Surya Kencana.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Tampilan Awal

Tampilan awal akan tampil ketika pertama kali website dijalankan. Form ini menampilkan menu login, profil perusahaan, servis, berita, saran dan kritik, dan kontak. Menu-menu tersebut terletak di bab atas website. Pada tampilan awal terdapat penjelasan sedikit ihwal PT. Surya Kencana, dan terdapat berita-berita seputar otomotif dan promosi-promosi yang ada. Tampilan awal website sistem informasi bengkel kendaraan beroda empat berbasis web pada PT.Surya Kencana tampak pada Gambar 5 sebagai berikut:

                                       Gambar Tampilan Awal.

Fungsi menu-menu yang ada pada halaman tampilan awal menyerupai yang terlihat pada Gambar 5 yaitu sebagai berikut:

1. Halaman Utama : Menampilkan profil perusahaan, gosip dan kontak.

2. Menu Login : Menampilkan menu login supaya dapat masuk kedalam website sesuai dengan jabatan.

3. Menu Profil Perusahaan : Menampilkan form gres yang menjelaskan ihwal profil perusahaan PT. Surya Kencana.

4. Menu Servis : Menampilkan form gres yang menjelaskan ihwal servis apa saja yang dapat dilakukan oleh PT. Surya Kencana.

5. Menu Berita : Menampilkan form gres untuk dapat melihta berita-berita yang telah ada.

6. Menu Saran dan Kritik : Menampilkan form gres yang dapat di isi oleh pelanggan sebagai masukan untuk PT. Surya Kencana.

7. Menu Kontak : Menampilkan form yang menampilkan kontak PT. Surya Kencana.

Form Transaksi Keluhan

Gambar 6 merupakan form transaksi keluhan yang digunakan untuk menyimpan data transaksi keluhan pelanggan. Pada Form ini akan menghasilkan contoh kerja yang akan diberikan kepada pelanggan dan montir.

                     Gambar Form Transaksi Keluhan Servis Pelanggan.

Form Transaksi Pengeluaran Barang

Gambar 7 merupakan form transaksi pengeluaran barang yang digunakan untuk menyimpan data pengeluaran barang yang akan digunakan untuk servis. Pada Form ini akan menghasilkan bukti pengeluaran barang yang akan diberikan kepada montir.

                               Gambar  Form Transaksi Pengeluaran Barang.

Form Transaksi Pencatatan Servis

Gambar 8 merupakan form transaksi pencatatan servis yang digunakan untuk menyimpan data servis yang dilakukan pada kendaraan beroda empat yang telah selesai diservis.

                                         Gambar  Form Transaksi Servis.

Form Pembayaran Servis

Gambar 9 merupakan form pembayaran servis yang digunakan untuk mempermudah bab kasir dalam melayani pelanggan yang akan membayar transaksi servis.

                                   Gambar Form Transaksi Pembayaran Servis.

Form Pembuatan Daftar Pemesanan Barang

Gambar 10 merupakan form pembuatan daftar pemesanan barang yang digunakan untuk mempermudah bab gudang dalam membuat daftar barang yang akan dipesan.

                                     Gambar Form Daftar Pemesanan Barang.

Form Pencatatan Transaksi Pembelian

Gambar 11 merupakan form transaksi pembelian yang digunakan untuk mencatat barang yang telah dibeli dan masuk kedalam gudang.

                                          Gambar Form Transaksi Pembelian Barang.

Kecepatan Menampilkan Informasi

Kecepatan menampilkan informasi ini memiliki kegunaan untuk mengetahui kecepatan menampilkan informasi yang sesuai untuk pelanggan dengan menggunakan beberapa skenario koneksi internet yang telah di-hosting pada http://www.erudeye.net/id/.

Tabel Kecepatan Menampilkan Informasi.

Sesuai dengan Tabel 1 didapatkan bahwa kecepetan rata-rata secara umum untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan yaitu 2.99 detik.

Ketepatan Aplikasi

Ketepatan aplikasi menggunakan uji validasi yang ditujukan kepada pengguna aplikasi, yaitu:

 

a. Pemilik

Berdasarkan hasil angket untuk 7 pertanyaan yang diberikan kepada pemilik didapatkan pernyataan bahwa bab pemilik menyetujui kesesuaian dari form laporan pendapatan perbulan dan pertahun, laporan pembelian perbulan dan pertahun, laporan stok barang, laporan histori barang perbulan, dan laporan pemesanan tidak sesuai.

b. Penerima Tamu

Berdasarkan hasil angket untuk 12 pertanyaan yang diberikan kepada akseptor tamu didapatkan pernyataan bahwa bab akseptor tamu menyetujui kesesuaian dari form data pelanggan, form data mobil, form data servis, form pembuatan contoh kerja, contoh kerja versi cetak, dan pencatatan servis.

c. Bagian Gudang

Berdasarkan hasil angket untuk 13 pertanyaan yang diberikan kepada bab gudang didapatkan pernyataan bahwa bab gudang menyetujui kesesuaian dari form data supplier, form data barang, form pengeluaran barang, bukti pengeluaran barang versi cetak, pembuatan daftar pemesanan barang, daftar pemesanan barang versi cetak, dan pencatatan pembelian barang.

d. Bagian Kasir

Berdasarkan hasil angket untuk 2 pertanyaan yang diberikan kepada bab kasir didapatkan pernyataan bahwa bab kasir menyetujui kesesuaian dari form pembayaran servis.

Ketepatan Informasi Untuk Pelanggan

Ketepatan informasi yang diberikan untuk pelanggan dengan menggunakan angket didapatkan bahwa informasi-informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan telah sesuai.

Tabel 2 Uji Coba Ketepatan Informasi Untuk Pelanggan.

Berdasarkan Tabel 2 didapatkan bahwa uji validasi yang diberikan kepada 25 orang telah sesuai.

Analisa Hasil Uji Coba Sistem

Analisa hasil uji coba dari keseluruhan uji yang dilakukan akan menentukan kelayakan dari fitur dasar sistem berdasarkan desain yang telah dibuat. Fitur-fitur dasar sistem disebut layak apabila keseluruhan hasil uji coba ini sesuai dengan output yang diharapkan. Pada uji coba yang telah dilakukan pada fitur-fitur dasar sistem menyerupai tampak pada uji coba 1 hingga dengan uji coba 152 dan uji coba berdasarkan angket yang telah disebarkan dapat disimpulkan bahwasannya fitur-fitur dasar tersebut telah berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan proses bisnis pada PT. Surya Kencana dan kebutuhan pelanggan yang ingin mendapatkan informasi secara cepat dan tepat.

KESIMPULAN

Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi terhadap aplikasi Sistem Informasi Bengkel Mobil Berbasis Web pada PT. Surya Kencana ini, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Aplikasi yang dibuat telah sesuai dengan kebutuhan proses bisnis pada PT.Surya Kencana, antara lain :

a. Bagian Penerima Tamu

Aplikasi yang dibuat dapat mendukung bab akseptor tamu untuk mencatat keluhan, menghasilkan contoh kerja dan mencatat transaksi servis dengan baik dan sesuai.

b. Bagian Gudang

Aplikasi yang dibuat dapat mendukung bab gudang untuk membuat bukti pengeluaran barang, membuat daftar pemesanan barang, dan mencatat transaksi pembelian barang dengan baik dan sesuai.

c. Bagian Kasir

Aplikasi yang dibuat dapat mendukung bab kasir untuk membuat bukti transaksi servis dengan baik dan sesuai.

d. Pemilik

Aplikasi yang dibuat telah menghasilkan laporan-laporan dengan baik dan sesuai.